A ata da reunião é um documento que reflete todas as decisões importantes deste evento. A elaboração incorreta, tanto em termos de significado quanto de design, pode fazer com que ela seja contestada pelos participantes da reunião. Além disso, existe o risco potencial de tomar decisões de gerenciamento incorretas se as atas da reunião de produção contiverem informações enganosas. Organizar corretamente ajudará um conjunto de recomendações simples.
O texto deste documento geralmente contém duas partes: introdutória e principal. A ata da reunião (sua primeira metade) inclui uma descrição dos principais parâmetros do evento: cargo, nome completo participantes, presidente e secretária. Quando um dos presentes tem um status especial (convidado, especialista, observador etc.), isso também é observado no documento. Se a reunião tiver participado de muitas pessoas, as atas da reunião poderão conter dados sobre elas em uma folha separada, que é uma aplicação inseparável do documento. A seção introdutória termina com uma agenda que contém uma lista de questões abordadas. É desejável organizá-los em importância; no entanto, pode haver outros fatores que afetam o lugar na lista de perguntas. Por exemplo, a estrutura da agenda pode depender do relacionamento lógico de parte de seus problemas ou do emprego de pessoas que participam do evento. O próprio documento é executado no papel timbrado da organização (sua unidade), e deve ser indicado no momento da realização da reunião.
A ata da reunião na parte principal deve corresponder à introdutória. Em particular, seus itens devem estar na mesma ordem que na agenda. O algoritmo para a construção de um texto que captura informações em cada item da agenda é o seguinte: “escutado”, “falado”, “decidido”. A regra principal nesta parte do protocolo é que ele não deve se transformar em um tipo de transcrição.
Em particular, o subitem “ouvido” descreve quem foi o orador principal sobre o assunto, o que ele sugeriu como resultado de seu discurso. Para os palestrantes, os participantes também indicam quem disse o que propuseram. A decisão fixa a posição final da maioria dos participantes da reunião. Se foi adotado por votação, deve-se indicar quantas pessoas foram a favor, quantas foram contra, bem como o número de abstenções. Dependendo da importância dos assuntos discutidos, os nomes completos podem ser listados. pessoas que tomaram essa ou aquela posição.
O protocolo da reunião é elaborado pelo secretário, o próprio documento é assinado pelo executivo e pelo presidente da reunião. A fonte de informação para sua compilação são rascunhos manuscritos, anotações feitas com um gravador de voz, transcrições. Se a resolução de questões identificadas durante a reunião exigir a autoridade de um funcionário sênior que não participou da reunião, aprovação adicional poderá ser fornecida para decisões por esse chefe. O protocolo assinado e registrado pode ser enviado como um único documento e na forma de extratos para funcionários, aos quais apenas parte das perguntas se aplica.
