Qualquer documento analítico é uma ferramenta de categoria de gerenciamento que permite que você tome a decisão certa. O documento exibe uma visão geral de um assunto específico da pesquisa, com conclusões sobre o resultado, indicando os métodos para sua implementação. As informações podem ser incluídas na nota sobre estudos e descobertas anteriores.
Estrutura do documento
No nível dos atos regulatórios, a estrutura do documento não está definida, não há requisitos estritos para sua elaboração. Uma certa prática se desenvolveu na papelada, os seguintes pontos obrigatórios são distinguidos:
- cabeçalho do documento, título;
- anotação;
- introdução;
- a essência do problema descrito, ou seja, a parte principal do documento;
- conclusões e conclusões;
- Assinatura do autor e data.
No final do documento, após as conclusões, pode haver uma lista da literatura utilizada, relatórios em que seu autor se baseou ao escrever a nota e uma lista de aplicativos.
Tampa e título do documento
Esta parte do documento é preparada em estrita conformidade com os padrões adotados no fluxo de trabalho comercial.
Um exemplo de escrita de notas analíticas:
O chefe da LLC ….
F.I.O.
(de) quem
O chefe da unidade estrutural ….
F.I.O.
Nota analítica
Se o registro de tais documentos estiver previsto no fluxo interno de documentos, a data e o número de saída da nota deverão ser afixados.
Anotação ou Prefácio
Este parágrafo do documento fornece uma breve descrição da essência do problema. Se estamos falando sobre a comunidade científica, então o principal objetivo e os métodos usados na análise dos dados podem ser indicados. Este parágrafo da nota pode descrever as fontes de dados, a justificativa para seu uso. O objetivo estratégico, cuja conquista inspirou o autor do documento a realizar pesquisas, deve ser exibido.
Considere o exemplo de escrever notas analíticas.
Se o documento estiver relacionado ao gerenciamento interno de documentos, o prefácio poderá ser geralmente curto:
… Nos resultados do inventário do armazém Nº …. realizado … data …
ou
… Sobre o andamento dos trabalhos planejados para o trimestre atual pelo departamento … nome …
Se estamos falando de documentos usados na comunidade científica ou sobre a análise de um problema sério, o prefácio pode ser assim:
… Resumo: Nos últimos 3 meses, uma análise da demanda do consumidor por carros por suas categorias e marcas na loja … o nome …
O estudo foi realizado usando análise multivariada clássica. Os dados são resumidos em uma tabela comum com uma avaliação de todos os fatores em uma escala de dez pontos. De acordo com os resultados da pesquisa, o líder indiscutível foi identificado … pelo nome do veículo …
Exemplos de redação de notas analíticas no departamento de vendas de uma empresa:
… A empresa … nomeia … por 6 meses, uma análise dos resultados do departamento de vendas. Como resultado, vários desvios dos indicadores planejados foram identificados com possíveis razões para sua aparência.
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O indicador que foi analisado |
o plano |
fato |
% desvio |
razão |
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Recebimentos de caixa de vendas, RUB |
||||
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Estoques em armazém ……….. |
A parte principal do documento
Nesta parte da nota, é recomendável aderir a uma certa estrutura:
- Descrição do problema a ser analisado.
- Métodos utilizados na análise.
Se, como resultado, o documento for volumoso, é possível compor o conteúdo com a indicação dos números das páginas e nomes de uma determinada parte do documento.
A ênfase principal está nas técnicas de análise com conclusões preliminares. Se certas teorias apareceram no decorrer do trabalho, elas serão expressas no documento. O principal é que a estrutura da parte principal do documento tenha lógica.
Considere o exemplo da escrita de notas analíticas, uma descrição da essência do problema.
Gestão da empresa …. Entrei em contato com nossa organização devido ao fato de que, nos últimos 2 anos no departamento de vendas, houve uma diminuição constante nos lucros. Durante as negociações, foi revelado que não houve redução no número de clientes; pelo contrário, nos últimos 2 anos, esse número cresceu 20%. Ao mesmo tempo, a receita diminuiu 30%. Durante a análise das atividades do departamento de vendas, foram utilizados os seguintes métodos ……………..
A parte final, conclusões
Uma nota analítica de uma empresa (exemplos neste artigo) ou de um cientista, a política não pode ficar sem conclusões. Além disso, um que contém uma previsão e recomendações para ações posteriores é considerado um documento realmente elaborado corretamente. E a construção dessas conclusões e recomendações deve basear-se apenas na pesquisa realizada e nos resultados obtidos como resultado. Nesse caso, as conclusões não devem ser repetidas, ou seja, com as obtidas anteriormente, que foram explicitadas na parte principal da nota.
A nota analítica (exemplos abaixo) não deve conter nenhuma contradição, especialmente na parte final, uma relação clara entre as conclusões e a análise deve ser rastreada no documento. Não há “discursos” finais que não sejam justificados pelo texto acima, ou seja, nenhuma conclusão pessoal.
Considere uma nota analítica de exemplo (exemplo).
… Para eliminar a perda de vendas observada nos últimos 2 anos, as seguintes medidas devem ser planejadas:
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Efeito Econômico Esperado |
Em que data os eventos devem ser realizados |
Ação necessária |
Responsável |
Não é recomendável tirar conclusões em mais de uma página A4.
Assinatura e aplicações
No final do documento, a posição e o nome completo (com decodificação) do autor são necessariamente registrados. Se a análise foi realizada por várias pessoas, elas devem ser indicadas. A data de redação da nota e assinatura é aposta. Se o documento for projetado para uma ampla gama de pessoas ou for transferido para outra unidade estrutural da empresa, você poderá especificar os detalhes do contato para obter feedback.
Notas analíticas (exemplos que analisamos) podem ter aplicações. São documentos adicionais que podem conter gráficos e dados intermediários, uma lista de termos que foram usados ou fórmulas para cálculos usados pelo autor. Você pode especificar uma lista de referências cujas informações formaram a base da análise.
