É impossível imaginar qualquer escritório moderno de uma empresa sem uma central telefônica. Afinal, este dispositivo é responsável pela organização de comunicações internas de alta qualidade e pelo uso racional das linhas telefônicas da cidade. Hoje, a luta entre os trabalhadores de escritório pelo direito de fazer uma ligação a partir do único número disponível é coisa do passado. Atualmente, esse problema é resolvido usando linhas externas e internas. O número de números de telefone fixo não precisa ser aumentado. Como escolher um PBX para o escritório e como instalá-lo? Você encontrará respostas para essas e outras perguntas neste artigo.
O que é um PBX?
O PBX do escritório é uma pequena central telefônica automática. Ele foi projetado para atender a um pequeno número de números de cidades. Com esse dispositivo, a empresa pode se dar ao luxo de não alocar uma linha separada para cada número usado. Isso leva a custos mais baixos de chamadas.
O PBX concentra a carga na linha. Devido ao fato de que cada um deles é usado de forma mais intensa, a empresa pode recusar parte dos números fixos ou garantir o funcionamento normal da empresa, se houver escassez.
O princípio de operação das trocas telefônicas mini-automáticas para um escritório é semelhante ao trabalho das estações multicanal nas quais as operadoras de comunicação telefônica trabalham. A diferença está apenas no número de quartos servidos. Para uma instalação de escritório, esse número é muito menor. Além disso, o mini-ATS é caracterizado por uma divisão em linhas internas e externas.
Como escolher um PABX para o escritório? Leia mais sobre isso abaixo.
Como escolher um PBX de escritório?
Para fazer a escolha certa ao comprar um PBX, você precisa decidir os dados de entrada e indicar os critérios desejados.
Entrada refere-se ao número de linhas fixas disponíveis e ao número desejado de extensões de trabalho. A distribuição padrão é a seguinte: cada linha da cidade corresponde a 3-4 doméstica. De qualquer forma, ao determinar o número de salas com serviço, é recomendável consultar um especialista na instalação de um PBX para o escritório. A menor capacidade desse dispositivo é de 3 linhas fixas e 8 assinantes internos.
É necessário esclarecer se, após a instalação do PBX do escritório, permanecerão canais externos e internos livres. Esse estoque não deve ser grande, mas com sua completa ausência no futuro próximo, vários problemas podem surgir. Não devemos esquecer as linhas internas de fax e modems.
Você também deve decidir sobre o fabricante. As empresas mais populares que produzem PBXs para o escritório são Panasonic e LG.
Há várias questões importantes que você só precisa discutir com um especialista em conexão PBX:
- a presença de um adaptador embutido para conectar baterias de energia ininterrupta;
- a necessidade de um conector para um computador que conduz protocolos de negociação;
- a capacidade de definir o modo de distribuição de carga uniformemente em cada uma das linhas da cidade.
Agora você sabe como escolher um PABX para o escritório. Chegou a hora de aprender mais sobre as principais funções deste dispositivo.
As principais funções equipadas com um PABX
O Office PBX possui as seguintes funções principais:
- Encaminhamento de chamada Essa função é a mais popular, independentemente do tipo de atividade da empresa. Permite redirecionar uma chamada recebida para um fax ou um funcionário específico da empresa. Para fazer isso, basta discar o número do ramal apropriado no telefone do sistema e desligar. A parte externa ouvirá a melodia até que uma nova conexão seja estabelecida. Se um funcionário específico não estiver no lugar ou sua linha estiver ocupada, a chamada externa será retornada ao telefone do sistema.
- "Interceptação" de uma chamada. Essa função é necessária no caso em que um dos funcionários foi para outra área de trabalho e naquele momento o telefone tocou. O PBX para o escritório permite que esse funcionário atenda a chamada, mesmo enquanto se move pelo perímetro. Para isso, o funcionário precisará discar uma certa combinação de números em qualquer um dos dispositivos.
- Receba uma chamada durante uma chamada. Se uma chamada paralela chegar durante uma chamada, um determinado sinal será ouvido no fone. Digitando um código simples, você pode atender a esta chamada.
- Ordem de conexão. No caso de tentativas malsucedidas de alcançar um número de telefone fixo constantemente ocupado, você precisa discar um código especial. O PABX notificará que a linha necessária foi liberada e a conexão será estabelecida automaticamente.
- "Siga-me." Esta função permite redirecionar para qualquer um dos números internos no perímetro do escritório. Assim, o funcionário pode não estar no local de trabalho, mas todas as chamadas recebidas serão aceitas por ele.
- Chamada em conferência. Esta função permite conectar um ou mais participantes adicionais a uma conversa telefônica. Os participantes da conferência podem ser assinantes internos e externos.
- Conexão com a conversa. Graças a essa função, o gerente pode se conectar a qualquer momento com qualquer um de seus subordinados, mesmo que uma conversa telefônica esteja sendo realizada naquele momento. Somente um assinante com um nível de prioridade apropriado pode se conectar à conversa. Este processo é acompanhado por um sinal sonoro. Os níveis de prioridade correspondentes são atribuídos durante a instalação e configuração do PBX.
Recursos adicionais do PBX
Além das funções básicas que os PBXs de escritório têm por padrão, há várias funções adicionais que são úteis em um caso específico. Alguns deles são descritos abaixo.
Se a recepcionista estiver ocupada no telefone do sistema, uma chamada recebida poderá ser colocada na fila. O assinante externo não ouvirá um sinal sonoro, mas uma mensagem de voz que você mesmo poderá criar. Pode ser uma mensagem publicitária ou um simples pedido para permanecer na linha.
Outra opção para aliviar um pouco a secretária é conceder ao assinante externo o direito de discar o número interno necessário de um funcionário específico da empresa.
A capacidade de usar processadores de fala permite equipar cada ramal com uma secretária eletrônica. Além disso, esse correio de voz permite processar chamadas recebidas sem envolver as operadoras.
Para determinar quais funcionários fizeram as chamadas de longa distância ou internacionais, é possível emitir um código pessoal para cada funcionário, usando o qual uma pessoa poderá usar a comunicação de longa distância. Se o funcionário não tiver um conjunto especial de números, ele não poderá ligar para a linha de chamada.
A seguir, serão descritos os tipos padrão e modernos de PBXs de escritório.
PABX analógico
Os PBXs analógicos podem ser usados quando o número de assinantes internos não for superior a cinquenta e não forem impostos requisitos elevados à funcionalidade da rede telefônica.
Esse equipamento transforma a fala em um sinal elétrico pulsado ou contínuo cuja amplitude varia. Até o momento, os mini PBXs analógicos são capazes de atender até 46 portas.
A principal vantagem desse equipamento é o menor custo em comparação com o digital nos mesmos indicadores de capacidade. A desvantagem dos PBXs analógicos é um pequeno número de funções de serviço.
PBX digital
Os PBXs digitais podem atender a mais de 50 portas. Esse equipamento converte a fala em fluxos de pulsos binários usando uma técnica de modulação por código de pulso.
Os PBXs digitais têm um custo mais alto em comparação aos analógicos. Mas, graças a isso, esse dispositivo possui um grande número de funções de serviço. Além disso, esses PBXs são muito mais fáceis de instalar nos escritórios.
PABX sem fio
Os PBXs sem fio para o escritório oferecem mobilidade aos funcionários e não precisam de fiação. Ao usar esse dispositivo, os trabalhadores têm telefones sem fio com os quais podem se mover por todo o perímetro.
Ao contrário do celular, o acesso sem fio é gratuito. A capacidade dessas trocas telefônicas mini-automáticas pode ser aumentada sem problemas. A operação desta conexão não requer permissões.
Ao contrário dos telefones com fio, os rádios são protegidos contra escuta e conexão secreta. A qualidade do som ao usar um PBX sem fio é caracterizada como alta.
PBX virtual
O PBX virtual para escritório é um produto da mais recente tecnologia. Ele está localizado no servidor do operador da Internet, não requer a compra de equipamento adicional e funciona com base na rede disponível no escritório.
Ao usar esse equipamento, os custos de comunicação são reduzidos ao mínimo. Se necessário, a expansão da capacidade deste PABX é realizada muito rapidamente.
Se o escritório mudou de local, não é necessário alterar os números de telefone disponíveis. Também não é necessário chamar especialistas para instalar e conectar um PABX - todo o controle é realizado via Internet.
PBX usando GSM
O mini PBX GSM para escritório foi projetado para organizar as comunicações telefônicas nos locais onde não há possibilidade de uma linha regular, mas há um sinal de uma operadora móvel.
O gateway GSM ajuda a aumentar o número de linhas externas, ao mesmo tempo em que reduz os custos de escritório para comunicações móveis. Sua instalação é possível em qualquer edifício, cidade ou país onde sua rede IP estará disponível. Um mini PBX para um escritório que usa esse equipamento oferece a capacidade de fazer o maior número possível de chamadas móveis usando uma taxa corporativa ou da Internet quando elas estão abaixo do custo normal das chamadas.
Instalação do PBX do escritório
A instalação do PBX para o escritório inclui design e configuração. Ouvindo a opinião de um especialista em conectar esse equipamento, você precisa determinar as opções mais relevantes para você e a capacidade necessária da central telefônica.
O próximo estágio da instalação é a instalação do equipamento. Geralmente está localizado dentro de um gabinete especial. Após conectar as portas externas e internas, todos os cabos são cruzados e marcados e o processo de teste inicial do sistema é realizado.
O próximo passo é a programação e configuração do PABX. Esse processo é puramente individual para um cliente específico, porque os desejos e requisitos de cada um são diferentes.
Se os escritórios da empresa estiverem localizados em vários prédios, cada um deles deverá estabelecer seu próprio PBX, que se comunicará usando um tronco digital ou analógico. Normalmente, é usado um telefone do sistema instalado com a secretária. Os demais funcionários devem receber aparelhos convencionais. Se for necessário fornecer a todos os funcionários telefones do sistema, será necessário adquirir placas de sistema adicionais para PBXs, o que implicará custos adicionais.
