Todo mundo conhece a palavra protocolo. Os funcionários do escritório ouvem-no regularmente durante as reuniões, os policiais o usam em suas atividades profissionais e os chefes de estado e diplomatas são obrigados a aderir às regras que lhes são impostas. O que é um protocolo? Vamos descobrir abaixo.
O significado do conceito de protocolo
Como um número considerável de outros termos, esta palavra tem vários significados. Tudo depende do campo de atividade em que o conceito desejado é aplicado. Portanto, consideraremos as situações mais comuns em que é costume falar sobre um protocolo.
Se estamos falando sobre o ambiente de negócios, o protocolo é um documento que descreve o evento (reunião, reunião, conselho de administração etc.).
Já mencionamos acima sobre a polícia, que também costuma elaborar um documento semelhante. Neste caso, o fato de um crime ou ofensa está implícito.
No formato internacional, um protocolo é um conjunto de regras que devem ser seguidas em reuniões oficiais entre funcionários do governo e funcionários diplomáticos. Por exemplo, existe um protocolo de reuniões entre chefes de estado ou uma visita ao presidente.
No entanto, neste artigo, focaremos o conceito de protocolos de negócios.
Atas da reunião
As reuniões de negócios são parte integrante de todos os processos em um ambiente de negócios. Eles podem passar oficialmente, levando em consideração o horário marcado e somente no prédio comercial. Datas informais de negócios também são muito populares. No segundo caso, você pode ficar sem a confirmação de protocolo da conversa. Se a reunião for oficial, deverá ser feita por escrito, de acordo com todas as regras.
O protocolo é mantido por uma secretária ou outra pessoa com essa autoridade. Para acompanhar a conversa, tente descobrir uma lista aproximada de questões que serão discutidas na reunião. A presença de um gravador de voz não será supérflua para não perder os detalhes, porque o protocolo é uma descrição muito detalhada de um evento comercial.
Os nomes dos presentes e ausentes devem ser registrados. Você pode fazer anotações sobre a localização de todos que compareceram à reunião, para que a autoria de determinadas palavras possa ser indicada sem erros.
No início de cada reunião, a ordem de consideração das questões é determinada; não se esqueça de anotá-la literalmente.
Se a reunião tiver votado, indique seus resultados (quantas pessoas votaram a favor e quantas votaram contra). Caso haja um pequeno número de pessoas presentes na reunião, você também terá a oportunidade de anotar os nomes e sobrenomes de todos os que votaram.
Não adie a execução do protocolo em uma caixa longa, porque durante esse período você pode esquecer os detalhes da reunião.
Protocolo de negociação
As negociações diferem de uma reunião regular de negócios, na medida em que geralmente discutem um ou mais assuntos que desempenham um grande papel para ambas as partes. Nesse caso, o protocolo é uma oportunidade para corrigir todas as nuances da conversa e os requisitos das partes. O problema que nem sempre é considerado é resolvido imediatamente após as primeiras negociações; portanto, os diretores ou outros funcionários precisam de tempo e informações completas sobre a reunião.
O protocolo de negociações é elaborado com o mesmo princípio de qualquer documento comercial.
Deve indicar a data do evento descrito, o número do documento e a versão completa do nome. A seguir, é apresentada uma introdução, que indica necessariamente a lista de participantes e os principais problemas para discussão.
Na parte principal, as informações são geralmente divididas em três partes: "Ouvido", "Falado", "Decidido". Na versão completa do protocolo, as palavras de todos os falantes são citadas literalmente e, em alguns casos, um extrato do protocolo é duplicado, duplicando uma parte dele.
