A mídia é a maneira mais segura e rápida de divulgar informações. A única questão é como atrair a atenção de jornalistas onipotentes para a empresa, produto ou serviço anunciado. Existem várias maneiras, entre as quais o fenômeno de uma visita à imprensa é comum. Este é um dos truques mais eficazes que traz bons resultados.
Press tour - férias pagas para um jornalista
Muitas empresas e empresas para fins publicitários organizam vários tipos de eventos para trabalhadores da mídia. Um tour de imprensa é uma viagem organizada para jornalistas, durante o qual eles se familiarizam com os recursos da produção. Um elemento importante desse evento é a presença de uma ocasião informativa, algo novo e incomum, que pode atrair a atenção da mídia.
Quem paga por tudo isso?
Normalmente, este evento é totalmente pago pela empresa organizadora. Às vezes, a redação reembolsa parte do custo, por exemplo, se considerar que a participação na viagem fornecerá informações úteis. Um tour de imprensa para jornalistas é uma boa oportunidade para expandir seus horizontes profissionais, obter informações novas e interessantes, além de relaxar e socializar em um ambiente informal, fazer novos conhecidos.
Por que gastar dinheiro e pagar férias a jornalistas?
Ao organizar visitas de estudo para a imprensa, as empresas têm tarefas específicas. Entre os principais objetivos da turnê de imprensa estão os seguintes:
- Empresa de publicidade - para mostrar ao público em geral o trabalho da empresa por dentro. Isso permite não apenas promover a empresa, mas também aumentar a confiança dos consumidores em potencial.
- Demonstração de inovações - familiarizando o público com os recursos de um novo produto ou com tecnologias mais avançadas.
- A resposta da mídia - no final da turnê de imprensa, os organizadores aguardam a publicação de jornalistas, nos quais conversam sobre o novo produto e descrevem suas impressões sobre a viagem. Obviamente, essas revisões nem sempre são positivas. É por isso que a organização de um tour de imprensa para a mídia deve ser abordada com cuidado.
Variedades de Promoção
O tour de imprensa pode ser dividido nos seguintes tipos:
- Dias de porta aberta - geralmente organizados por empresas e empreendimentos bastante fechados. Eles podem ser executados com certa periodicidade (por exemplo, todos os anos ao mesmo tempo) e vinculados a inovações específicas (novos equipamentos, equipe, tecnologias aprimoradas). Os dias de portas abertas duram um ou vários dias, tudo depende da escala da organização e do número de visitantes. Sua estrutura é basicamente a mesma: na primeira parte oficial, os hóspedes são informados sobre os recursos da empresa. A segunda parte contém uma excursão em que os visitantes podem ver com seus próprios olhos o trabalho e as realizações especiais da empresa.
- Visita ao local - este tipo de visita à imprensa é organizado diretamente para jornalistas. Para novas empresas, esta é uma grande oportunidade de se expressar na imprensa, de informar o público sobre sua existência.
- Viajar é talvez o tipo mais agradável de divulgação para jornalistas. Muitas vezes, as empresas organizam caminhadas de um dia ou mais por água ou por terra. Um ambiente descontraído e emoções positivas estabelecem relações amigáveis entre os organizadores e a imprensa, o que contribui para críticas positivas e críticas.
Quem organiza os tours de imprensa?
Um tour de imprensa é principalmente um evento publicitário. É muito importante levar em consideração todas as nuances e os menores detalhes, porque uma pequena supervisão pode prejudicar significativamente a reputação de uma organização. É claro que algumas empresas culpam a organização da turnê de imprensa por seus funcionários. Outros contratam especialistas nessa área - funcionários de serviços de relações públicas. A tarefa deles não é apenas organizar competentemente uma visita à imprensa, mas também acompanhar os jornalistas o tempo todo.
Como fazer uma turnê de imprensa bem-sucedida?
A organização de uma visita à imprensa é um processo de trabalho intensivo que requer cuidadosa preparação preliminar. Tudo aqui é importante, tudo deve ser claramente pensado com antecedência, até as situações mais imprevistas estão previstas. É necessário criar condições em que os jornalistas se sintam à vontade e livres, porque depende de suas impressões se a revisão da empresa será boa ou ruim. É por isso que a tarefa dos organizadores não é apenas criar uma impressão agradável da empresa, mas também satisfazer as necessidades e desejos dos trabalhadores da mídia. Tudo isso deve ser considerado ao planejar um evento.
Etapas da organização de um tour de imprensa
Eles são os seguintes:
- Definir tarefas específicas que precisam ser abordadas durante o tour de imprensa.
- Selecione um tipo específico de tour de imprensa.
- A redação correta do item de notícia.
- Preparação adequada de um comunicado de imprensa - um material que contém todas as informações sobre a empresa e suas atividades.
- Determinação com o local do evento e seu design. Se o tour de imprensa for realizado na empresa, você deve tomar cuidado com a segurança e a limpeza do equipamento, bem como com o cumprimento de várias normas e regras. Os funcionários devem estar em uma forma de trabalho organizada, devem estar preparados para possíveis perguntas dos jornalistas. No caso de uma conferência, é necessário equipar a sala com tudo o necessário para uma comunicação produtiva entre os organizadores e a equipe editorial.
- Escolhendo o lugar certo para acomodar jornalistas - os hóspedes devem ficar em condições confortáveis, portanto, preste muita atenção ao reservar um hotel.
- Escolhendo o momento mais favorável - realizar uma visita à imprensa pode ser programado para coincidir com as datas de lançamento das principais publicações.
- Fazendo um percurso - não precisa ser muito longo, caso contrário, os convidados estarão cansados. É aconselhável adicionar mais entretenimento aos jornalistas interessados. Também é necessário considerar todas as questões organizacionais. Se for entendido que os convidados se moverão independentemente, as paradas deverão ser indicadas com certos sinais. Se uma excursão for organizada, você deve pensar em transporte e horário da coleta, bem como escolher um guia profissional.
- Fazendo uma lista de convidados - todos os convidados recebem convites oficiais, que devem ser enviados com antecedência. Mesmo que o evento seja acessível a todos, os funcionários da mídia devem ser notificados separadamente. Por certas razões, nem todos os convidados poderão participar da turnê de imprensa, mas podem estar interessados. Nesse caso, você precisa enviar todos os documentos relacionados por correio.
- Preparação dos materiais necessários - design criativo de um programa de viagem à imprensa, várias brochuras sobre as atividades da empresa, incluindo um comunicado à imprensa, etc.
- Seleção de um moderador qualificado - sua tarefa é realizar conferências e representar a empresa. É ele quem conta aos repórteres sobre as inovações que serviram como ocasião de informação para a turnê de imprensa.
- A preparação de lembranças e presentes temáticos para jornalistas é um tipo de bônus adicional no final, que aumenta o humor e a lealdade dos convidados.
Algumas regras importantes
Durante o evento de relações públicas, os convidados devem estar confortáveis e despreocupados. Eles devem sentir que a qualquer momento serão ajudados e resolverão todas as perguntas e problemas. Jornalistas - os convidados são muito exigentes e prestam muita atenção até nas pequenas coisas. É por isso que vale a pena observar várias regras simples, mas muito importantes:
- Você não deve economizar em alimentos, bebidas, transporte e hotel. A turnê de imprensa é voltada para jornalistas, então eles precisam receber boas-vindas decentes.
- As condições para a colocação dos organizadores em nenhum caso devem ser melhores que as dos convidados - isso será percebido imediatamente e, possivelmente, refletido nas críticas.
- É melhor hospedar a imprensa e os representantes da empresa nas proximidades. Assim, eles terão mais oportunidades de se comunicar em um ambiente informal e descontraído, construir relacionamentos confiáveis e obter mais informações.
- Recomenda-se dividir os convidados em pequenos grupos, se houver muitos. Um atendente deve ser anexado a cada um, que ajudará seus membros. Será muito mais fácil entrar em contato com jornalistas.
Da teoria à prática
Como é realizada uma turnê de imprensa na prática? Qual é exatamente o objetivo principal do evento realizado: a divulgação de informações sobre o fabricante através de publicações na mídia? Essas questões podem ser vistas claramente em um dos exemplos mais significativos de uma visita à imprensa.
