Um evento significa uma reunião planejada e realizada com a participação de um grupo de pessoas: férias, reunião de negócios, evento esportivo, festa infantil, campanha publicitária etc. Como o evento é mais frequentado por um grande número de participantes, é extremamente importante cuidar da segurança de todos os convidados, bem como que estavam confortáveis, ninguém estava entediado, não havia queixas sobre o cardápio, a performance dos artistas, o design da sala de reuniões etc. Para evitar surpresas desagradáveis, você precisa ter cuidado Mas para se preparar.
A preparação do evento começa com o planejamento. É melhor se preocupar em como planejar o evento com antecedência. Quanto mais tempo resta até uma data significativa, mais oportunidades para refletir, pesar, evitar erros e feedback negativo dos participantes. Os planos são feitos de acordo com as especificidades do evento, mas existem recomendações gerais para o planejamento.
O que planejar
Primeiro de tudo, o objetivo. Nenhum evento é realizado exatamente assim. Os líderes da empresa desejam alcançar determinados resultados: a formação de uma cultura corporativa, a promoção de mercadorias no mercado, a expansão de plataformas de negócios, a reunião de funcionários, a celebração do aniversário (reconhecimento oficial de seus méritos à empresa) etc. O principal é que o objetivo seja concreto, claramente formulado e alcançável. Juntamente com o objetivo, também é determinado o tipo de evento (buffet, piquenique, férias no parque aquático, etc.).
O próximo estágio do planejamento é o orçamento. Por mais que o organizador tente, não será possível realizar todas as idéias criativas se o orçamento não permitir. Portanto, antes de decidir como elaborar um plano de ação, você precisa decidir sobre finanças.
Os seguintes itens são considerados:
- número e gênero dos convidados (necessário para fazer o cardápio, seleção de bebidas);
- local do evento;
- projeto e equipamento técnico;
- transporte (se o evento estiver ausente);
- foto e filmagem;
- convite do anfitrião, artistas;
- prêmios e brindes;
- Cobertura da mídia do evento (se necessário).
Questionários
Depois de esclarecer as questões acima, você pode começar a compilar questionários para os convidados. Portanto, será mais fácil levar em consideração os desejos dos convidados. De acordo com os resultados da pesquisa, pode ser necessário fazer ajustes no plano e na estimativa. Oferecemos uma lista aproximada de perguntas:
- Você planeja participar do evento?
- Se você não planeja participar do evento, por que motivo?
- Como você descobriu o evento?
- Como foi a inscrição para participação no evento (muito simples, simples, sem problemas, com pequenas dificuldades, quaisquer dificuldades)?
- Você tem algum desejo no menu?
- Quem pagará por sua participação no evento?
- Em quais tópicos, questões para discussão você está interessado?
- Você tem alguma dúvida sobre o evento, quais?
- Você tem alguma pergunta para o anfitrião do evento, quais?
- Como você gostaria de receber informações sobre o evento (endereço, email, telefone)?
- Outros
As perguntas são ajustadas de acordo com o tipo e o conteúdo do evento. O principal é elaborar um questionário para que o organizador receba todas as respostas pelas quais está interessado. Isso ajudará a determinar como elaborar um plano de ação, para evitar todos os tipos de mal-entendidos. Portanto, os parceiros de negócios muçulmanos durante o banquete não tocam a carne de porco (o que significa que o menu deve incluir pratos de frango, peru), e as piadas da principal festa corporativa podem parecer engraçadas para algumas pessoas. Obviamente, a pesquisa deve ser anônima.
Depois que as informações são coletadas, o funcionário prossegue diretamente para a preparação do plano.
Como planejar um evento: um exemplo
O formulário do plano é desenvolvido de acordo com GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentação unificados. Sistema unificado de documentação organizacional e administrativa. Requisitos para a papelada. " Tradicionalmente, o plano lista os tipos de trabalho para a preparação e realização do evento, os prazos e os responsáveis. No início do documento, deve ser indicado o nome da organização e o tipo de documento para aprovação, a data, o número e o local de preparação do documento, o carimbo de aprovação. Documentos financeiros elaborados separadamente, folhas de aprovação e familiarização com o documento. Na forma de um diagrama, é algo como isto:
|
Eu aprovo --------------- --------------- (posição do chefe da empresa) ------------------------------------- (Nome completo) (assinatura) |
|||
|
Plano de ação para a preparação e conduta -------------------------------------------------- ---- (nome do evento) |
|||
|
Data: Localização: O objetivo do evento: |
|||
| Não. | Tipos de trabalho | Prazos | Responsável |
| 1 | Criação do comitê organizador | 15/12/2014 | Nome completo |
| 2) | Elaborando um programa cultural | 15/12/2014 | Nome completo |
| 3) | … | ||
O plano também pode incluir as colunas "resultados" e "notas".
O plano elaborado é discutido com a administração da empresa, aprovado e comunicado aos funcionários. As pessoas responsáveis colocam suas assinaturas na folha de familiarização e recebem uma cópia do plano. Depois disso, a pergunta: "Como elaborar um plano de ação?" considerado fechado.
Como regra, os eventos são realizados várias vezes ao ano; portanto, um gerente de eventos ou outro especialista deve elaborar um plano de ação anual. Como elaborar um plano de ação para o ano?
Plano anual
Antes de prosseguir com a preparação do plano anual, você precisa analisar as atividades da empresa no ano passado. Com base nos resultados do trabalho analítico, um relatório é compilado, cujo conteúdo definirá metas para os próximos 12 meses. Os eventos realizados no novo ano civil terão como objetivo atingir exatamente essas metas.
Os eventos são planejados por mês. Quantos eventos a serem realizados a cada mês - a empresa decide. Tudo depende dos objetivos e dos problemas prementes. Estão previstas atividades pontuais, periódicas e em andamento. Eventos únicos incluem, em particular, a compra de equipamentos de uma empresa estrangeira. O evento atual também é realizado uma vez, mas leva um longo período de tempo. Eventos periódicos são repetidos em um intervalo de tempo específico. Isso pode ser desenvolvimento da equipe (conferências, seminários, webinars), desenvolvimento e implementação de projetos, eventos corporativos e muito mais. Todos os eventos devem ser logicamente consistentes entre si quanto à viabilidade, assunto e época do evento.
Formulário de plano anual
O plano anual é elaborado na forma de um plano de trabalho geral ou cronograma. Às vezes, as duas opções são apropriadas (por exemplo, se os artistas trabalham em diferentes organizações). Vamos considerar esses tipos de planos com mais detalhes.
No plano anual geral, são anotados o número de série, o nome do evento, os prazos, os resultados, os executivos e uma nota. O capítulo "Resultado" indica o produto das atividades dos especialistas: um diagrama de processo ou mecanismo, um projeto concluído, um relatório, um pacote de documentos etc.
| Não. | Nome do evento | Resultados | Prazos | Artistas | Anotações | ||||
| Iniciar | Terminando | LLC | OJSC | CJSC | |||||
| 1 | Conferência internacional | Coleção de Resumos | 15/01 | 17/01 | Nome completo | Nome completo | Nome completo | Estudantes de universidades especializadas estão envolvidos | |
| 2) | Apresentação de uma nova variedade de queijos | Relatório sobre a apresentação de uma nova variedade de queijos | 16, 02 | 02.17 | Nome completo | Nome completo | Nome completo | Tecnólogos de empresas estão envolvidos | |
| 3) | … | ||||||||
Ao compilar um cronograma, as atividades são indicadas para cada mês. A junção entre o nome do evento e o mês é pintada. Um documento pode ser algo como isto:
| Não. | Nome do evento | Resultados | Artistas | 2014 ano | Anotações | ||
| Janeiro | Fevereiro | Março | |||||
| 1 | Conferência internacional | Coleção de Resumos |
LLC OJSC CJSC |
||||
| 1.1 | Elaboração de um boletim informativo | Carta de informação | Gerente de escritório | ||||
| 2) | Apresentação de uma nova variedade de queijos | Relatório sobre a apresentação de uma nova variedade de queijos | |||||
| 2.1 | Preparação de brochuras | Panfletos | Departamento de Marketing | ||||
Além do plano anual, está sendo desenvolvida uma justificativa para medidas, formulários de relatório e controle, bem como anexos. As aplicações incluem:
- registros financeiros;
- plano de comunicação; outro suporte a eventos;
- análise de risco.
Todos os planos acima são para adultos. Mas vários eventos são realizados com crianças. Os padrões de fazer planos para os caras são os mesmos, mas existem alguns recursos.
Como fazer um plano de ação para crianças
O evento para jovens cidadãos difere do evento para adultos, principalmente orientação educacional e (ou) para melhorar a saúde. São responsáveis professores, psicólogos, artistas, bibliotecários, conselheiros em campos de saúde e outros especialistas que trabalham com crianças. As especificidades do evento dependem da idade das crianças e das tarefas definidas. Considere os recursos do planejamento de eventos em um campo de pré-escola, escola, biblioteca e recreação.
Pré-escolar
As atividades do jardim de infância fazem parte do plano anual. Fornecido para:
- matinês (datas temáticas e de feriado);
- férias esportivas;
- dias e semanas de saúde (incluem várias atividades);
- reuniões de pais, etc.
Para cada uma dessas atividades, é elaborado um plano ou cenário, que é aprovado pela gerente e acordado com seu substituto. Indique o nome do evento, objetivo, tarefas, hora e local do evento, equipamento, inventário, o andamento do evento (no script) e os responsáveis. Aqui está um exemplo de como projetar um plano de ação para o Dia da Saúde:
|
Eu afirmo: chefe de --------------- (Nome completo) "____" ______________ 2014 |
|||
|
Acordado: Vice-Chefe da OIA ------------------------------ (nome completo) "____" ______________ 2014 |
|||
| Plano de Ação para o Dia da Saúde (data) | |||
| Hora e local | Nome do Evento | O grupo | Responsável |
|
8.00 - 8.30 Campo de esportes |
Ginástica matinal | Todos os grupos | Educadores de grupo |
|
10, 00 -10, 30 Pavilhão desportivo |
Corridas de revezamento | Grupo sênior | Instrutor de educação física, educador de grupo |
| … | |||
|
15.00 - 15.20 Piscina |
Esportes de lazer "Netuno veio até nós" | Grupo do meio | Instrutor de natação, enfermeira, educador de grupo |
| Durante o dia | Reportagem fotográfica do Dia da Saúde | Todos os grupos | Professores de grupos, professores assistentes |
Dependendo das especificidades do evento, os resultados esperados podem ser indicados (redução da incidência de alunos, formação de idéias sobre um estilo de vida saudável em crianças, aumento do nível de cultura pedagógica dos pais, etc.).
O cenário do evento para crianças em idade pré-escolar é jogos, performances baseadas em contos de fadas, truques de mágica, atrações. É importante que o feriado seja interessante, divertido, vibrante e o mais importante - útil para as crianças.
Escola
As atividades para os alunos são planejadas durante o ano letivo e durante as férias. Os planos de ação são compilados pelo professor principal, professor de turma, professor de educação física, professor organizador e psicólogo. Os planos elaborados pelos professores são verificados e aprovados pelo diretor. As metas e objetivos do evento são previstos, os resultados esperados, os responsáveis são nomeados. Ao fazer planos, a idade das crianças, seus interesses, problemas na classe (desempenho acadêmico, comportamento, relacionamentos na equipe etc.), bem como fatores objetivos (estação, tipo de assentamento, principalmente terreno, clima etc.) são levados em consideração, datas memoráveis. De acordo com isso, são realizados eventos sobre os temas de "Cavaleiros e Princesas", "Conhecimento do Teatro Musical", "Férias de Verão", "Eles Lutaram pela Pátria" e outros. O principal é que as crianças devem estar interessadas. Os próprios alunos também estão envolvidos na preparação e planejamento do evento. Como fazer um plano de ação? A amostra é apresentada na tabela.
|
Eu aprovo Nº do diretor --------------------------- (nome completo) |
||||
| Plano educacional de férias de outono | ||||
| Não. | Evento | Data | Class | Tempo |
| 1 | Visita ao Teatro de Comédia Musical | 28/10/2013 | 11 | 16:00 |
| 2) | Operação Curar um Livro | 29/10/2013 | 5-6 | 12, 00 |
| 3) | … | |||
Biblioteca infantil
Os funcionários da biblioteca garantem que as crianças leiam mais e adorem livros. Para este fim, são realizadas noites literárias, questionários, leilões, etc. Como elaborar um plano de ação na biblioteca? Este trabalho é realizado em várias etapas. O tema do evento é selecionado, seu objetivo e a segmentação por idade são determinados. De acordo com a idade dos participantes, são selecionadas obras literárias, é elaborado um roteiro.
Os bibliotecários não esquecem da publicidade: são feitos pôsteres, folhetos, convites. Um ponto importante é a preparação de material ilustrativo. O evento em si é gravado, analisado e promovido na mídia. O formulário do plano pode ser algo como isto:
| Não. | Formulário de Evento | Nome do Evento | O público | Data |
| 1 | Concurso | Dia dos Namorados | Alunos do ensino médio | 14/02 |
| 2) | Pergunta e resposta Evening | "Quem sabe mais histórias?" | Pré-escolares e alunos do ensino fundamental | 18/03 |
| 3) | … |
